Pengarsipan Elektronik

Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing)

Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat (Jurnal DiMas) melakukan pengarsipan elektronik terhadap seluruh artikel dan konten publikasi yang telah diterbitkan untuk menjaga ketersediaan, keamanan, dan keberlanjutan akses terhadap publikasi jurnal.

Saat ini, pengarsipan elektronik Jurnal DiMas dilakukan melalui penyimpanan pada website jurnal dan pencadangan data secara manual (manual backup). Jurnal DiMas belum menggunakan layanan preservasi digital eksternal seperti LOCKSS, CLOCKSS, PKP Preservation Network (PKP PN), atau sistem pengarsipan pihak ketiga lainnya.

1. Pengarsipan pada Website Jurnal

Seluruh artikel yang telah diterbitkan disimpan dan tersedia melalui website resmi Jurnal DiMas dalam sistem pengelolaan jurnal elektronik.

Artikel diarsipkan berdasarkan:

  • volume;

  • nomor terbitan;

  • tahun penerbitan; dan

  • informasi bibliografis masing-masing artikel.

Arsip pada website jurnal sekurang-kurangnya mencakup:

  1. file artikel yang telah diterbitkan;

  2. judul artikel;

  3. nama dan afiliasi penulis;

  4. abstrak dan kata kunci;

  5. informasi volume, nomor, dan tahun penerbitan;

  6. DOI, apabila tersedia;

  7. metadata artikel; dan

  8. informasi publikasi lainnya yang tersedia pada sistem jurnal.

Artikel yang telah diterbitkan tetap dipertahankan pada menu Archives/Arsip sehingga dapat diakses dan ditelusuri kembali oleh pembaca.

2. Pencadangan Manual (Manual Backup)

Selain penyimpanan melalui website jurnal, pengelola Jurnal DiMas melakukan pencadangan data secara manual sebagai langkah pencegahan terhadap kehilangan atau kerusakan data.

Pencadangan manual dilakukan terhadap data dan file penting jurnal, terutama:

  • file artikel yang telah diterbitkan;

  • dokumen PDF artikel;

  • file atau dokumen penerbitan;

  • metadata dan data publikasi yang diperlukan;

  • data pengelolaan jurnal yang dianggap penting; dan

  • dokumen pendukung lain yang berkaitan dengan penerbitan jurnal.

Salinan cadangan disimpan secara terpisah dari akses utama website jurnal sehingga dapat digunakan apabila terjadi gangguan atau kehilangan data pada sistem jurnal.

3. Tujuan Pencadangan

Pengarsipan dan pencadangan dilakukan untuk:

  1. menjaga ketersediaan artikel yang telah diterbitkan;

  2. mengurangi risiko kehilangan data;

  3. menyediakan salinan data apabila terjadi kerusakan atau gangguan pada website jurnal;

  4. membantu proses pemulihan data apabila diperlukan; dan

  5. mempertahankan rekam publikasi Jurnal DiMas.

4. Pemulihan Data

Apabila terjadi gangguan teknis, kerusakan sistem, kehilangan file, atau kondisi lain yang menyebabkan sebagian data jurnal tidak dapat diakses, pengelola akan melakukan pemulihan berdasarkan data cadangan yang tersedia.

Pemulihan diprioritaskan terhadap artikel yang telah diterbitkan, metadata publikasi, arsip volume dan nomor, serta informasi lain yang diperlukan untuk menjaga keberlangsungan akses terhadap publikasi Jurnal DiMas.

5. Keberlangsungan Arsip Publikasi

Jurnal DiMas berupaya menjaga agar artikel yang telah diterbitkan tetap tersedia sebagai bagian dari rekam publikasi jurnal.

Apabila terdapat pemeliharaan website, perpindahan server, pembaruan sistem, atau perubahan pengelolaan teknis, pengelola akan mengupayakan agar:

  • artikel yang telah diterbitkan tetap tersedia;

  • struktur volume dan nomor terbitan tetap dapat ditelusuri;

  • metadata publikasi tetap dipertahankan; dan

  • file publikasi dapat dipulihkan dari salinan cadangan apabila diperlukan.

6. Integritas Artikel yang Telah Diterbitkan

Artikel yang telah diterbitkan tidak dihapus atau diubah tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

Apabila setelah publikasi ditemukan kesalahan atau persoalan yang memerlukan koreksi, penarikan kembali, atau tindakan editorial lainnya, penanganannya dilakukan sesuai dengan Kebijakan Koreksi dan Penarikan Kembali (Correction and Retraction Policy) Jurnal DiMas.

Dengan demikian, perubahan terhadap artikel yang telah menjadi bagian dari rekam publikasi dilakukan secara transparan.

7. Pengembangan Sistem Pengarsipan

Saat ini, sistem pengarsipan Jurnal DiMas terbatas pada arsip melalui website jurnal dan pencadangan manual.

Jurnal DiMas dapat mengembangkan mekanisme preservasi digital pada masa mendatang sesuai dengan kebutuhan, kemampuan infrastruktur, dan perkembangan standar pengelolaan jurnal ilmiah.

Setiap perubahan atau pengembangan sistem pengarsipan akan diperbarui pada halaman kebijakan ini agar informasi yang diberikan kepada penulis, pembaca, dan pemangku kepentingan tetap sesuai dengan praktik yang benar-benar diterapkan oleh jurnal.